Muhasebe kayıt belgeleri ve defterleri

MUHASEBE KAYIT BELGELERİ
VUK’NA GÖRE TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER
2. Sınıf tüccarların tutması zorunlu defterler:

1. İşletme hesabı defteri
2. Günlük parakende ve hasılat defteri
3. Kambiyo senetleri defteri

1.Sınıf tüccarların tutması zorunlu defterler

1. Yevmiye (günlük) defter
2. Büyük defter (defteri kebir)
3. Envanter defteri
4. Günlük kasa defteri
5. Kambiyo senetleri defteri

Ayrıca VUK’a göre işletmeler faaliyetin niteliğine göre, “imalat defteri, bitim işleri defteri, istihsal defteri, ambar defteri, yabancı ulaştırma kurumlarının hasılat defteri, damga vergisi defteri, banka- banker ve sigorta şirketlerinin gider vergisine ilişkin kayıtlarının yer aldığı defter.” tutmak zorundadırlar. Ticari kanuna göre tüzel kişi niteliğindeki işletmeler “karar defteri ” tutmak zorundadırlar. Bu ticari defterlerin mutlaka belgelere dayanması gerekir. Fatura, fış vs. gibi
YEVMİYE DEFTERİ: 
İşletmeler tarafından her yapılan işlem sonucunda bilanço eşitliğinin unsurları arasında meydana gelen artış ve azalışlann yazıldığı deftere Büyük Defter ( Defteri Kebir)denir. İşletmeler büyük defterde hata olmasını önlemek ve günlük işlemler hakkında topluca bilgi edinebilmek için hesaplan önce başka bir deftere geçirirler, bu deftereGÜNLÜK DEFTER ( YEVMİYE DEFTERİ) denir.
İşlemi bütünü ile kayda alan ve paralel çizgilerle sınırlanan kısma madde denir.
Sayfa nosu:

Büyük defter bağlantı numarası

İşlemlerin kayıt sırasının numarası (madde nosu)

…işlemlerin kayda alındığı tarih…

Borçlu hesap adı
Alacaklı hesap adı

İşleme ait açıklamalar

Bir sonraki işlemin kayda alındığı tarih

Borçlu hesap tutarı

Alacaklı hesap tutarı

 
1- Basit Madde;
Bir taraf borç hesabı, diğer taraf alacak hesabıdır ( yukardaki gibi )
2- Bileşik Madde : 
Bir taraf borçlanırken diğer tarafın birden fazla alacaklandığı yada bir taraf alacakanırken diğer tarafın birden fazla borçlandığı maddedir.
3- Karışık Madde : 
Birden çok hesabın borçlanıp alacaklandığı maddedir.
Yevmiye defterinde yapılan her işlemin kaydının yani. her maddenin borç ve alacak toplamları eşit olacağından, yevmiye defterinin borçlu hesap tutarı toplanılan ile alacaklı hesap toplamları da birbirine eşit olacaktır. Bir sonraki sayfaya geçerken sütunlar toplanır ve sonraki sayfaya aktarılır.
Borç toplamı = Alacak toplamı = Yevmiye toplamı
BÜYÜK DEFTER ( DEFTERİ KEBİR)
İşletmeler tarafından her yapılan işlem sonucunda bilanço eşitliğinin unsurları arasında meydana gelen artış ve azalışların yazıldığı deftere Büyük Defter ( Defleri Kebir) denir. Defter sayfaları tahmini işlem sayısına göre bölüştürülür. Mesela kasa hsb.da çok işlem olacağı için çok sayfa ayrılır, sermaye hsb. Daha çok fazla işlem yapılmayacağı için 1-2 sayfa yeterlidir. Bu bölüştürme işlemi defterin iç kapağına listelenir. 1. Sayfada sermaye hes, 2-20 sayfalar kasa hsb. gibi.
Sayfa no:

…….Hesabı

sayfa no

Tarih

Yevmiye kayıt no

Açıklama

Tutar

Tarih

Yevmiye kayıt no

Açıklama

Tutar

 
YARDIMCI (MUAVİN ) DEFTER
Büyük defterdeki ana hesabın ayrıntılarını göstermek amacıyla tutulan defterlerdir. Örneğin birçok müşteriye kredili satış yapılır ve bunlar ana defterde tek bir hesapta Alıcılar Hsb.’da gösterilir. Kime kredili satış yapmışız, ne zaman yapmışız, bunları büyük defterde göremeyiz. Müşterilerin herbirinin borç, ödeme, kalan borç durumunu görmek için yardımcı defter kullanırız. Her müşteri için bir hesap açıp, durumu izleyebiliriz.
MİZAN
Yevmiye defterindeki kayıtların büyük deftere doğru olarak geçirilip geçirilmediğini kontrol etmeye yarayan tablodur. Dönemsel olarak ve genellikle1 ay sonlarında çıkarılır

İşletmenin adı / Mizanın ait olduğu tarih

Sıra No

Büyük Defter Sıra No

Hesaplar

TUTARLAR

ALACAKLAR

Borç

Alacak

Borç

Alacak

—

—

—

—

—

—

—

• Borç kalanı toplamı = Alacak kalanı toplamı
• Borç Toplamı = Alacak Toplamı = Yevmiye Toplamına

Büyük defterdeki sıraya göre yapılır.
Geçici Mizan ay sonlarında hazırlandığında aylık mizan, dönem kayıtlan öncesinde hazırlandığında Genel Geçici Mizan, dönem sonunda envanter kayıtlarından sonra hazırlanırsa Kesin Mizan adını alır.
Defterlerin Tastik Zamanları: (VUK maddeleri gereğince noter tarafından tastik olurlar.)

1. Öteden beri işe devam eden işletmelerde; ertesi yıl kullanılacak defterleri Aralık ayında
2. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler; işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce
3. Vergi mükellefiyeti kalkanlar; muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak 10 gün içinde
4. Defterlerin dolması halinde ve diğer nedenlerle yıl içinde defter kullanmak zorunda kalanlar kullanmadan önce
5. Aynı defteri ertesi yıl kullanacak olan işletmeler kullanacağı yılın ocak ayı içinde Tastik işlemlerini yapmak zorundadırlar.

Defter tutarken uyulması zorunlu kurallar : (VUK. Ticaret Kanununa göre)

1. Defterler ve kayıtlar Türkçe tutulurlar
2. Defterler mürekkepli kalemle yazılırlar
3. Satırlar çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Satır aralarına yazılamaz
4. Sayfalar ciltten kopanlamaz.yırtılamaz
5. Deftere geçirilen kayıt çizilmek, silinmek, karalanmak suretiyle okunmaz, hale getirilemez
6. Yevmiye defterine yapılan yanlışlıklar ancak muhasebe kurallarına göre düzeltilir. Diğer defterlerdeki yanlışlıklar okunulabilir şekilde çizilip üst yada yan tarafına doğrusu yazılarak düzeltilir.
7. İşlemler defterlere günü gününe geçirilmesi esas olmakla birlikle işlemler en geç 10 gün içinde defterlere kaydedilmelidir, (kayıtlarını muhasebe fişleri, primi nota ve bordro gibi yetkililerin imzasını taşıyan belgelere dayanarak yürüten işletmelerde bu süre 45 gündür.)
8. Günlük kasa. günlük perakende satış ve hasılat defteri ile serbest meslek kazanç defterine işlemler günü gününe kaydedilir.

MUHASEBE FİŞLERİ 
Ticari işlemler nitelikleri bakımından;

1. Kasa ile ilgili işlemler ‘o Kasa giriş işlemlerine TAHSİL işlemleri Kasa çıkış işlemlerine TEDİYE işlemleri denir.
2. Kasa ile ilgisi olmayan işlemlere de MAHSUP işlemi denir.

İşlemler direk ticari belgeler dayanılarak defterlere geçirilebileceği gibi önce Muhasebe fişlerine – ki bunlar işlemin niteliğine göre ayrılan ve işlemin adını taşıyan Tahsil Fişi, Tediye Fişi yada Mahsup Fişi’dir.Kaydedilip daha sonra defter kayıtlarına geçirilir. Bu fişlerin kullanılması yasal bir zorunluluk değildir ama kayıt düzenini sağlamak, yanlış kayıt ihtimalini azaltarak, kayıtların kontrolünü kolaylaştırmak ve aynı nitelikteki işlemlerin toplu olarak görülmesini sağlamak açısından önemlidir.
Tahsil Fişi:
İşletmenin kasasına giren paraların ne için alındığını ve bu tahsilatın karşılığında hangi hesaba veya hesaplara alacak kaydedildiğini gösteren belgedir. Kasaya para girdiği için Kasa Hs. borçlanacağından tahsil fişinde sadece Alacaklı hesap bulunur.
Tediye Fişi:
İşletmenin kasasından çıkan paranın ne için ödendiğini ve bu ödemenin karşılığında hangi hesap veya hesapların borçlandığını gösteren belgedir. Kasadan para çıktığı için Kasa Hs. alacaklandığından sadece borçlu hesap bulunur.
Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen işlemlerin kaydı için kullanılır. Kredili alışlar, satışlar, çek alınıp verilmesi, alınıp verilmesi gibi.
TİCARİ BELGELER 
Günlük işlemleri belgelemek için kullanılan belgelerdir. İşlemin konusunu, kimler arasında yapıldığını, işlemin tarihini, tutarını gösterir. Bu belgelere ispat Edici Belgelerde denir.
VUK’daki belgeler:

• Fatura
• Parekende satış fişi
• Gider pusulası
• Mühtasil makbuzu
• Ücret bordrosu
• Taşıma irsaliyesi
• Yolcu listeleri
• Yazışma belgeleri vb.

TTK’daki belgeler:

• Poliçe
• Bono
• Çek
• Hisse senedi
• Tahvil
• Emtia senetleri
• Nakliyat belgeleri (ordino, konşimento, manifesto, hamule senedi, taşıma senedi)

Tutulması zorunlu defterleri ve belgeleri saklama süreleri
TTK’na göre, Ait oldukları yıldan başlayarak 10 yıl
VUK’na göre, Ait oldukları yıldan başlayarak 5 yıl